En el entorno actual, cada vez más empresas optan por el trabajo remoto de los empleados, que recientemente se ha vuelto cada vez más popular en todo el mundo, y los datos confidenciales se comparten virtualmente. Esto ahorra tiempo, pero el intercambio de datos virtuales está asociado con ciertos riesgos. Es importante tener en cuenta que no todas las condiciones para compartir datos son las mismas. Las medidas de seguridad estándar pueden no ser suficientes para proteger incluso la información más confidencial. El riesgo de sobredivulgación y acceso no autorizado es muy alto, y las consecuencias de este proceso son muy graves. Aquí es donde entra en juego la sala de datos virtual. Cuando intenta compartir datos personales electrónicamente, probablemente haya escuchado cómo funcionan las salas de datos virtuales. Virtual DataRoom es un lugar seguro para compartir, almacenar y colaborar en sus proyectos más confidenciales, una zona de colaboración virtual entre todas las partes interesadas del negocio. Una sala de datos virtual es como una caja fuerte fuerte y blindada en su hogar, llena de documentos comerciales importantes, a la que solo pueden acceder las personas que conocen el código de la caja fuerte. Decide a quién quieres dar acceso y ponte el código de la casilla adjunta a los documentos requeridos. Ya sea una fusión, adquisición, venta, transacción de dos empresas matrices, recaudación de fondos, oferta pública o auditoría, cada campaña conjunta comienza con el intercambio de datos importantes, para lo cual ahora se utiliza activamente la funcionalidad de las salas de datos virtuales.
¿Puede una sala de datos virtual ayudarlo?
Hemos visto algunas de las principales ventajas: una sala de datos virtual proporciona la máxima seguridad. Si trabaja en proyectos de alto riesgo, puede compartir o intercambiar información confidencial con varias partes interesadas fuera de su organización. Este ya es un proceso riesgoso, el valor de la información confidencial divulgada aumenta el riesgo. El uso compartido no seguro puede ser un objetivo principal para los ciberdelincuentes.
Incluso sin la atención de los piratas informáticos, la negligencia de los empleados o un accidente pueden poner en riesgo sus datos. Independientemente del propósito, se enfrenta a las mismas consecuencias potenciales de interrupción del negocio, inestabilidad de la reputación o incluso daños a la propiedad. Con la protección de datos que ofrecen las salas de datos virtuales y las herramientas de gestión de datos, las cosas van bien. Desde el principio, las salas de datos virtuales hacen todo lo posible para proteger completamente los datos. Todos los usuarios que accedan a la sala de datos virtual deben obtener una autorización previa. Los permisos estrictos permiten a los administradores asignar derechos de acceso y capacidades a cada usuario, asegurando que nadie pueda acceder a sus datos a menos que autoricen específicamente acciones específicas del usuario. También puede rastrear fácilmente los datos rastreando quién ha visto, descargado o editado un documento.
Si los datos confidenciales del proyecto se almacenan en una sala de datos virtual en lugar de una plataforma de colaboración de contenido típica, los datos se cifran, se almacenan en una ubicación completamente aislada y bloqueada, y no se pueden mezclar con otro contenido comercial. El data room virtual garantiza el mayor nivel posible de protección de la información corporativa. Muchas de las salas de datos virtuales actuales utilizan almacenamiento en la nube, lo que puede evitar problemas de fuga de datos y simplificar las soluciones de TI tradicionales, lo que reduce significativamente los problemas de seguridad. La funcionalidad de la sala de datos virtual le brinda tranquilidad al saber que sus datos confidenciales están protegidos de manera segura.
Facilidad de configuración y uso de la sala de datos virtual
Las salas de datos virtuales son más que una protección impresionante. Las salas de datos virtuales brindan alta disponibilidad para todos los usuarios que tienen acceso a ellas. Cuando se trabaja con información confidencial, las salas de datos virtuales deben ser utilizadas solo por quienes las necesitan. Sin embargo, si utiliza una plataforma de administración de contenido tradicional para compartir información comercial con socios externos, el equipo de TI controla estos procesos. Sin una comprensión real de los diseños y contenidos de la sala de datos virtual, debe administrar una red compleja de niveles de permisos detallados y estructuras profundamente anidadas.
Por esta razón, las salas de datos virtuales están diseñadas como una solución moderna y segura que ofrece a los usuarios control y transparencia totales. La plataforma ahorra recursos de TI al permitir que los administradores y gerentes de proyectos administren simultáneamente múltiples proyectos ad hoc, privados y confidenciales. Los usuarios expertos en tecnología pueden administrar de forma segura las salas de datos virtuales y los espacios de trabajo de proyectos sin el apoyo del personal de TI y asegurarse de que solo aquellos que necesitan ese acceso tengan acceso a los documentos.
Intercambio externo efectivo y cooperación activa
Cuando se trabaja en un proyecto importante o una idea comercial conjunta, hay mucho que hacer, desde redactar documentos importantes y completar tareas hasta comunicarse con las partes interesadas clave y firmar contratos. No tiene tiempo para configurar su espacio de colaboración y configurar los detalles para proteger sus datos. Afortunadamente, una sala de datos virtual hace este importante trabajo. Al permitir la creación eficiente de nuevos proyectos, el acceso rápido y fácil a los datos para los usuarios correctos, una sala de datos virtual puede facilitar el intercambio activo y el almacenamiento de información de la manera más segura. Desde el tablero central de la sala de datos virtual, puede lanzar rápidamente nuevos espacios de trabajo y realizar un monitoreo simple de las métricas clave y la actividad en múltiples proyectos.
La gestión de tareas permite a los gerentes asignar responsabilidades específicas a personas clave, monitorear métricas y acciones clave para ayudar a completar tareas y cumplir con los plazos acordados. Los gerentes de proyecto usan esta información en tiempo real para optimizar los procesos del proyecto, tomar decisiones estratégicas y monitorear proyectos. Una sala de datos virtual hace que cada proyecto sea más eficiente. Ahorre tiempo y dinero organizando y compartiendo información al instante en múltiples plataformas. Diseñado para una colaboración segura, puede estar seguro de que los datos que almacena y comparte en la sala de datos virtual están completamente seguros.
Minimice los costos financieros con una sala de datos virtual
Una sala de datos virtual tiene muchos usos y ofrece un excelente retorno de la inversión financiera. Incluso si no está trabajando en un proyecto importante, una sala de datos virtual puede ayudarlo en su trabajo diario. Estas salas de datos virtuales fácilmente escalables brindan el nivel de seguridad adecuado, protegen los datos confidenciales y también facilitan la colaboración con los usuarios que tienen ciertas limitaciones para trabajar con varios documentos. Con una plataforma de documentos conveniente, accesible y segura, no necesitará muchas herramientas para integrar su conjunto de soluciones. Muchas organizaciones informan que usan salas de datos virtuales precisamente debido a las soluciones de seguridad efectivas. Una sala de datos virtual puede ser la inversión más rentable en seguridad y colaboración activa entre los diferentes participantes en los procesos comerciales.
¿Es una sala de datos virtual adecuada para usted?
El mundo actual requiere un intercambio externo seguro, controles de permisos estrictos y una plataforma digital para compartir información de manera eficiente pero segura. La sala de datos virtual está a la vanguardia de las herramientas de colaboración y ofrece seguridad, facilidad de uso y acceso que ninguna otra plataforma puede ofrecer. Una inversión en una sala de datos virtual es una inversión en colaboración segura dentro de su empresa.
